Leibeemd 43, 5121 SL Rijen
+31 61 3377 921
info@tradelinqsolutions.com

Effectief managen van L/C’s

Global trade finance support

Effectief managen van L/C’s binnen de exportorganisatie

Regelmatig heb ik interessante discussies gehad met deelnemers hoe om te gaan met L/C’s. Een ding is duidelijk als je praat met medewerkers van de export binnendienst en dat doe ik al vele jaren dan zie je een liefde voor het vak, commitment om kwaliteit te willen leveren maar wat als je steeds afhankelijk bent van collega’s van andere afdelingen? De samenwerking binnen een onderneming is cruciaal om succesvol te exporteren en daar is al veel over gesproken. Is de “deal” gedaan als Sales een contract heeft of is de “deal” gedaan als je er voor betaald hebt gekregen? Mijn stellige overtuiging is het laatste en om daar te komen zul je er nog voor moeten zorgen dat de goederen op de juiste plaats en op het juiste tijdstip worden afgeleverd en natuurlijk dat er voor wordt betaald. Hierin zie je meteen de diverse rollen van bijvoorbeeld Logistiek, Finance maar ook de export binnendienst.

Het effectief managen van L/C’s begint dan ook aan de voorkant en dat is bij Sales. Heeft Sales voldoende kennis van L/C’s en Incoterms? Een L/C is een zeker betalingsinstrument maar je moet dan wel de juiste leveringsconditie gebruiken. Kun je die kennis als Export Binnendienst zelf overdragen? Zo niet TradelinQ Solutions heeft hiervoor In-House/In-Company trainingen ontwikkeld die bestaan uit maatwerk oplossingen. Precies de vinger op de zere plek leggen en vervolgens altijd vanuit oplossingen naar een optimale situatie toewerken.

Ik heb er al veel mogen doen en heb gezien hoe de diverse afdelingen begrip kregen voor de problemen van andere afdelingen en zochten naar een betere samenwerking met als resultaat een efficiënt export apparaat. Maak jouw problemen bespreekbaar en zoek samen naar oplossingen. Met name bij L/C’s is het aan te bevelen om bij het afsluiten van een export transactie op L/C basis direct zelf een concept van het L/C aan te leveren. Op basis van de inhoud van het verkoopcontract heb je zelf ook voldoende kennis om een concept L/C te maken en mee te sturen met het contract/orderbevestiging of proforma-factuur. In het concept L/C staat ook direct een verwijzing naar de van toepassing zijnde Incoterms want alleen maar naar FOB verwijzen is vragen om problemen. Daarnaast kun je in jouw concept L/C de dingen meer naar jouw hand zetten. Misschien wil je niet beperkt zijn tot “any Dutch Port” maar veel liever flexibel zijn met bijv. “any European Port”. Fenedex heeft een lay-out beschikbaar op basis van de internationale indeling van L/C’s volgens het SWIFT format MT700. Het is direct voor iedereen een herkenbaar L/C.

Je hebt grote en kleine ondernemingen en dat wil zeggen dat er voor dit soort problemen niet een pasklare oplossing is. Bij kleine ondernemingen loop je gewoon even binnen bij jouw collega van Sales maar bij hele grote ondernemingen zitten die Sales collega’s op diverse locaties in de wereld. Bij grotere ondernemingen zie ik vaak dat er wordt gewerkt met een handboek waarbij Sales binnen bepaalde spelregels contracten mag afsluiten. In die spelregels is wel vastgelegd hoe om te gaan met L/C’s, wie doet wat of wie moet er worden geïnformeerd. Afwijken kan alleen met goedkeuring van Hoofd Sales samen met Hoofd Finance. Ook zie ik vaak dat bedrijven op hun website een “rule book” hebben staan waar afnemers de regels ten aanzien van L/C’s kunnen terug vinden. Grotere bedrijven kunnen dat soms gewoon afdwingen. Kleinere bedrijven moeten laten zien dat ze ten aanzien van het gebruik van L/C’s een serieuze gesprekspartner zijn met afnemers. Kennis van zaken en proactief handelen zijn daar de belangrijkste factoren om L/C’s zonder problemen af te wikkelen. Nog steeds zie ik dat mensen afwijzend staan tegenover het gebruik van L/C’s maar dat komt eerder voort uit onwetendheid. De huidige aanhoudende crisis maakt dat je soms meer moet kiezen voor betalingszekerheid en dan zijn L/C’s een prima oplossing. Kennis van L/C’s geeft je comfort en een gevoel van vertrouwen en zekerheid dat moet dan niet alleen bij jou liggen maar moet worden gedragen door de gehele onderneming. Het management speelt hierbij ook een belangrijke rol als je steeds wordt “overruled” door het management omdat het sluiten van de deal belangrijker is dan het op tijd verkrijgen van de betaling dan is het slechts wachten op het moment dat die ene grote deal, de winstpakker van het jaar, ineens de grootste verliespost in jaren blijkt te zijn.

Er wordt al lang en veel over gesproken maar samenspel tussen Sales, Logistiek, Finance, Credit en Export Binnendienst blijft een constant aandachtspunt want te weinig ondernemingen maken gebruik van de mogelijkheid om alle kennis samen te brengen en te komen tot een efficiënte export onderneming.